弊社では、Google Workspace の導入支援を行なっておりますが、「一部の社員だけGoogleWorkSpaceを導入したい」というご相談をよくいただきます。Xserverやmixhostなどのレンタルサーバをご利用の場合、メールアドレスをどれだけ発行しても無料ですが、Google Workspace ではアカウントごとの料金がかかるため、特にスタートアップや外注メンバーが多い組織だと、中核の社員だけWorkspaceを導入することで固定費を下げる価値が大きいです。
そこで今回は、一部のユーザーだけGoogle Workspaceを利用する方法をご紹介します。
この方法なら、最低限必要な分だけの料金が発生し、お試し期限もないのでじっくり検討できます。
一部のユーザーだけGoogle Workspace を使いたい場合は二重配信を利用すればOK
会社に Google Workspace を導入し、Gmail を使いながらも、一部のユーザーは既存のメールサーバーを使用することを望んでいる場合は、二重配信設定をすれば実現することができます。
- メールの仕組み上、同じドメインで一部は既存サーバー、一部はGoogle Workspaceを使うことができません。
- そこで、一部のメールアドレスだけ既存サーバーからGoogle Workspaceにメールを転送する方法を使います。
- メールはまず既存のメールサーバーに届きます。
- 特定の社員のメールをGoogle Workspaceに転送します。
この方法はGoogleの公式ガイドにも載っています。詳細はこちらのリンクを参照してください。
既存のメールサーバーは解約せずに併用する必要があります。
一部の社員だけGoogle Workspaceを導入する方法
以下の手順で、一部の社員だけGoogle Workspaceを導入します。
通常、Google Workspaceを導入するときはDNS設定を変更しますが、今回はそれを行いません。DNS設定を変更すると、すべてのメールがGoogleのサーバーに届くようになります。そうしてしまうと、Google Workspaceを使わない社員にもメールが届かなくなってしまうためです。
Google Workspaceを利用したい社員だけGoogle Workspaceアカウントを作成します。これには1アカウントごとに費用がかかります。（例：yamada@etto.holdings を発行する）
Google Workspaceで作成した yamada@etto.holdings というアドレスをメールサーバでも発行してください。
Google Workspace アカウントの各ユーザーに、（[ユーザー名]@[ドメイン名].test-google-a.com）というテストドメインのメールアドレスが自動的に割り当てられます。（例：yamada@etto.holdings.test-google-a.com）そこで、メールサーバのフォワーダー（転送機能）を用いて、特定の社員のメールだけGoogle Workspaceに転送します。
転送元：yamada@etto.holdings
転送先：yamada@etto.holdings.test-google-a.com
転送先のアドレスは、Googleが用意しているテスト用のアドレスです。
yamada@etto.holdingsに メールが送られると、今のメール サーバーからyamada@etto.holdings.test-google-a.comにメール転送され、このアカウントのGmailの受信トレイに届くわけです。
Googleに、既存のサーバーからのメール転送を許可します。
①Google Workspaceの管理画面にログイン
管理コンソールにアクセスします。
②設定メニューに進む
[アプリ] > [Google Workspace] > [Gmail] > [迷惑メール、フィッシング、不正なソフトウェア] に進みます。
③受信ゲートウェイを設定
「受信ゲートウェイ」を有効にします。
既存のメールサーバーのIPアドレスを追加します。
注意: 「ゲートウェイのIPから届いたものではないメールはすべて拒否する」はオフにしておきましょう。
設定が完了したら、実際にメールが正しく転送されているか確認します。
テストメールを送信
別のメールアドレス（例: 個人のメール）から yamada@etto.holdings にメールを送ります。
①既存のメールサーバーでメールが届いているか確認します。
②Google WorkspaceのGmailにも同じメールが届いているか確認します。
Google Workspace の導入支援は弊社にお任せください！
多くの企業でGoogle Workspaceの導入を行ってまいりました、経験豊富なコンサルタントがGoogle Workspace の導入計画の立案から実際の設定、移行作業まで一貫してサポート。Google Workspaceの使い方を丁寧に指導し、全社員が効果的に活用できるよう社員向けトレーニングも行っております。
Google Workspace 導入のメリット
1. 圧倒的なコスト削減
Google Workspace Business Standard（月額約1680円/ユーザー） には「ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのオフィスツール」「ビジネス用メール（Gmail）」「各ユーザーあたり2TBのクラウドストレージ」「高品質で録画可能なビデオ会議ツール（Google Meet）」「チームでのプロジェクト管理やアイデア共有ツール（Google Sites, Jamboard）」などのビジネスツールがすべて含まれています。同じ機能を持つツールを別途契約すると、月額6,800円～11,500円ほどになるため、75%以上も費用を削減することが可能です！
2. セキュリティの強化
データの暗号化や二段階認証など、高度なセキュリティ機能により、企業の重要な情報をしっかりと保護します。また、自動バックアップ機能により、万が一データが消失しても迅速に復旧できるため、安心して業務を続けることができます。現代のビジネス環境において、間違いなく最適なツールの一つでしょう。
コスト削減のシミュレーション
例えば、従業員数が50人の企業がGoogle Workspace Business Standardプランを導入した場合と、各種ツールを別途導入・利用した場合のコストを比較します。
Google Workspace導入時の費用
- 月額費用: 1680円 × 50人 = 84,000円/月
別途ツール導入時の費用（平均値）
- メールサービス: 1,500円 × 50人 = 75,000円/月
- オフィススイート: 2,000円 × 50人 = 100,000円/月
- クラウドストレージ: 750円 × 50人 = 37,500円/月
- ビデオ会議・コミュニケーションツール: 2,000円 × 50人 = 100,000円/月
- セキュリティ・管理ツール: 2,000円 × 50人 = 100,000円/月
- コラボレーションツール: 1,000円 × 50人 = 50,000円/月
- 総合計: 462,500円/月
コスト削減効果
- Google Workspace導入費用した場合にかかる費用 84,000円/月
- 別途ツールをひとつずつ契約した費用: 462,500円/月
- 月間コスト削減額: 462,500円 – 84,000円 = 378,500円/月
年間で 378,500円/月×12ヶ月 = 454万2000円もコスト削減することができます。
導入支援のコンサル費用は公式サイト限定 特別価格10万円
通常、Google Workspaceの導入支援には30万円以上の費用がかかることが一般的です。しかし、公式サイト限定の特別キャンペーンとして、わずか10万円（税込）で専門のコンサルタントによるサポートを受けられます！
※社員向けトレーニングに関しては社員規模とトレーニング内容に応じて月額3万円～の別途費用がかかります。
申し込み方法について
まずはお気軽にお問い合わせください。あなたのビジネスに最適な導入プランをご提案します。
導入に関する疑問や不安を無料でご相談いただけます。
お客様のビジネスニーズを詳しくお伺いし、最適な導入プランをご提案します。
メールやデータの移行を含む設定作業を行い、スムーズな導入をサポートします。
初心者でも理解しやすい内容で、全社員がスムーズにGoogle Workspaceを活用できるようになります。導入後も困ったことがあれば、いつでもサポートいたします。専任の担当者が迅速に対応します。
